Unterstützte Scanner

CaptureBase setzt die ISIS-Schnittstelle zur Steuerung der Scanner ein. Das ist die Industriestandardschnittstelle für Firmen- und Hochleistungsscanner. Damit können mehr als 300 Scannermodelle von mehr als 50 Herstellern eingesetzt werden. Neben Einzugsscannern werden auch Flachbetteinheiten unterstützt. Für jedes Scannermodell steht eine spezifische Konfiguration zur Verfügung, die die Leistungsmerkmale des Gerätes ausschöpfen kann. Die Liste aller unterstützen Scannermodelle kann bei www.scannerdrivers.com eingesehen werden.

Erfassung und automatische Verarbeitung

Es wird Vorderseiten-, Rückseiten- und Duplexscannen in Farbe, Graustufen und schwarz-weiß unterstützt. Neuere Scanner bieten die Möglichkeit automatisch zu erkennen ob es sich um eine farbige oder binäre (schwarz-weiße) Seite handelt. Damit können umfangreiche Dokumentenstapel mit Farb- und Schwarz-Weiß-Seiten automatisch speichereffizient verarbeitet werden. Die Funktionen und Optimierungsmöglichkeiten des jeweiligen Scanners können genutzt werden. Wird nach dem Scannen eines Stapels festgestellt, dass noch Seiten fehlen, so können sie einfach in den bestehenden Stapel gescannt werden. Beim Scanvorgang werden sofort alle automatischen Arbeitsschritte durchgeführt und die gescannten Seiten in der Vorschau angeseigt. Somit kann nach dem Scannen der Stapel sofort weiterverarbeitet werden.

Bildoptimierung

Für die Bildoptimierung während des Scannens stehen vielfältige Filter zur Verfügung. Sie unterstützen die Korrektur von Schwarz-Weiß- und Farbbildern. Die Optimierung wird während des Scanvorganges durchgeführt, so dass die Ergebnisse sofort zur Weiterverarbeitung vorliegen.

Dateiimport

Um auch bereits digitalisierte Dokumente und Bilder in das Archivsystem übertragen zu können, ist es möglich Dateien zu importieren. Neben Bilddateien wird auch der Import von PDF-Dokumenten unterstützt. Die weitere Verarbeitung der importierten Dateien erfolgt genau so, als wären Sie vom Scanner eingelesen worden: Der Stapel wird geprüft und indexiert bevor er zur Übertragung in das DMS freigegeben wird.

Erfassung und automatische Verarbeitung

Es wird Vorderseiten-, Rückseiten- und Duplexscannen in Farbe, Graustufen und schwarz-weiß unterstützt. Neuere Scanner bieten die Möglichkeit automatisch zu erkennen ob es sich um eine farbige oder binäre (schwarz-weiße) Seite handelt. Damit können umfangreiche Dokumentenstapel mit Farb- und Schwarz-Weiß-Seiten automatisch speichereffizient verarbeitet werden. Die Funktionen und Optimierungsmöglichkeiten des jeweiligen Scanners können genutzt werden. Wird nach dem Scannen eines Stapels festgestellt, dass noch Seiten fehlen, so können sie einfach in den bestehenden Stapel gescannt werden. Beim Scanvorgang werden sofort alle automatischen Arbeitsschritte durchgeführt und die gescannten Seiten in der Vorschau angeseigt. Somit kann nach dem Scannen der Stapel sofort weiterverarbeitet werden.

Automatische Trennung und Seitenentfernung

Es stehen vielfältige Möglichkeiten zur automatischen Dokumententrennung und Seitenentfernung zur Verfügung. Die Trennung und Löschung kann unter anderem anhand von Barcodes oder Patchblättern durchgeführt werden. Beim Duplexscannen kann dafür auch die Rückseite berücksichtigt werden.

Prüfung und Bearbeitung

Ein gescannter Stapel von Dokumenten wird baumartig mit Vorschaubildern angezeigt. Die Seiten in einem Dokument werden mit Seitennummern versehen. Zu entfernende Seiten werden deutlich gekennzeichnet. Auf diese Weise ist sofort ersichtlich, ob ein Dokument vollständig eingelesen wurde. Für die Bearbeitung des Stapels und der Seiten stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

  • Dokument trennen
  • mehrere Dokumente zu einem Dokument zusammenführen
  • Seiten verschieben
  • Seiten löschen und wiederherstellen
  • Seitenansicht vergrößern und verkleinern
  • Seite in 90° Schritten rechts oder links rotieren

Indexierung / Verschlagwortung

Die eingescannten Dokumente können mit Schlagwörtern versehen werden. Die Schlagwörter können frei definiert werden. Es ist auch möglich obligatorische Schlagwörter festzulegen. Bereits beim Einscanen können die Dokumente mit Standardwerten, Barcodes und frei definierbaren Datenbankabfragen automatisch vorindexiert werden. Der Benutzer kann weitere Schlagwörter hinzufügen. Dabei können frei definierbare Vorgabelisten aus Dateien, Excel-Tabellen oder Datenbanken eingesetzt werden. Um nicht jedes Dokument in einem Stapel manuell mit dem selben Wert zu versehen, kann der Wert automatisch an alle Folgedokumente weitergereicht werden. Alle Schlagworte können an das DMS weitergegeben werden. Beim Export der Dokumente in einen Ordner können die Indexwerte zur Bildung des Dateinamens eingesetzt werden.

DMS und Archivsysteme

Die Anbindung an verschiedene DMS, Archiv- und ECM-Systeme ist vorgesehen. CaptureBase dient als als Datenquelle der digitalen Dokumente für solche Systeme. In der Regel werden die Dokumente danach in einem Workflow weiterverarbeitet. Dabei ist es äußerst vorteilhaft dass mit CaptureBase bereits beim Scannen möglichst viele viele Informationen erfasst und an das DMS weitergegeben werden. Die Dokumente können in Form von Bilddateien oder PDF-Dokumenten an das DMS übergeben werden. Derzeit wird das IBM® FileNet P8 System unterstützt. Andere Systeme können über den CSV-Export angebunden werden. Die direkte Anbindung an weitere Systeme wird auf Kundenwunsch realisiert.

SAP Anbindung per RFC Funktionsaufruf

Die Dokumente im Archivsystem werden häufig mit eine SAP-System verknüpft. CaptureBase bietet die Möglichkeit frei konfigurierbare SAP-Funktionen aufzurufen. Auf diese Weise kann das SAP-System über neu eingegangene Dokumente im DMS benachrichtigt werden. So können die Dokumente sofort nach der Ablage im Archiv mit dem SAP-System verknüpft werden.

CSV-Export

Die Schlagwörter bzw. Indexwerte können in eine beliebig konfigurierbare CSV-Datei gespeichert werden. Die Dokumente können in einen Ordner des Dateisystems exportiert werden. Damit lassen sich weitere Prozesse anschließen, die die Daten aus der CSV-Datei auslesen.

Export

Die eingelesenen Dokumente können in einen Ordner des Dateisystems exportiert werden. Die Dateinamen können aus den Schlagwörtern gebildet werden. Die Dokumente können in Form von Bilddateien oder PDF-Dokumenten exportiert werden.

PDF-Unterstützung

  • Übergabe der eingescannten Seiten in das DMS als PDF-A-Dokument
  • Export in PDF-A-Dateien
  • Import von PDF-Dateien

Scanprofile (Erfassungsprozesse)

Ein Scanprofil fasst alle Eigenschaften eines Erfassungsprozesses für eine bestimmte Art von Dokumenten zusammen.
Dazu gehören u.a. die Parameter:

  • für den Scanner,
  • die Bildoptimierung,
  • die Dokumententrennung und Seitenentfernung,
  • die Verschlagwortung
  • und die Übergabe an das DMS bzw den Export.

Die Nutzung von Scanprofilen erleichtert dem Scanpersonal die Arbeit dramatisch, da nur noch den Kern der Arbeit ausgeführt wird und keine Konfiguration bei einem Scanvorgang anfällt. Sollen beispielsweise Rechnungen eingescannt werden, so wird das Scanprofil “Rechnungen” gewählt, der Stapel eingescannt, geprüft, verschlagwortet und freigegeben. Damit ist ein Arbeitsgang erledigt. Das Scanprofil in CaptureBase kümmert sich um alles weitere.

Benutzerverwaltung

CaptureBase hat eine integrierte Benutzerverwaltung, mit der Administratoren vom Scanpersonal unterschieden werden. Nur die Administratoren können Scanprofile und Anwendungseinstellungen konfigurieren. Das Scanpersonal kann die Scanprofile nutzen und gescannte Stapel bearbeiten.

Monitoring

Die Überwachung der Scananwendung wird unterstützt, indem Warnungen in das Windows Event-Log gemeldet werden. Zusätzlich kann eine Protokollausgabe der Anwendungen in Dateien erfolgen. Die Übertragung der Dokumente in das DMS wird in einem Datenbankprotokoll festgehalten. Damit ist es möglich nachzuvollziehen wann ein Dokument, mit wievielen Seiten, an das DMS übertragen wurde.

Sprachen

CaptureBase unterstützt verschiedene Sprachen. Derzeit stehen Deutsch und Englisch zur Verfügung. Die Sprache kann im Konfigurationsmenü geändert werden. Es ist keine Neuinstallation notwendig. Auf Wunsch können weitere Sprachen hinzugefügt werden.

Technische Voraussetzungen

  • Windows 7 oder Windows 10
  • PC mit mindestens 2 GB RAM