Digitalisierung Ihrer Papierdokumente

Elektronischer Workflow statt Briefpost

DMS, Workflowmanagement, Digitalisierung

Automatisierte Geschäftsprozesse sind heute eine der wesentlichen Voraussetzungen um langfristig am Markt erfolgreich zu sein.

Durch die Digitalisierung aller Dokumente, ihre Bereitstellung und Bearbeitung in optimierten Workflows, die Übergabe an weiterführende IT-Systeme (z.B. IBM FileNet P8) und die abschließende „revisionssichere“ Archivierung werden die Unternehmensprozesse weitgehend automatisiert und signifikant beschleunigt.

Beispiel Rechnungsprüfung

Dieses Beispiel ist eines von mannigfaltigen Möglichkeiten das Erfassungsverfahren zu gestalten. Das Verfahren wird immer an den Bedürfnissen des Unternehmens ausgerichtet. Eingehende Rechnungen werden vom Scanpersonal gesichtet und auf einen Stapel gelegt. Auf ein Rechnungsdokument mit einer oder mehreren Seiten wird ein Blatt mit einem Barcode gelegt. Das Blatt dient als Trennblatt zwischen den verschiedenen Rechnungen. Der Barcode identifiziert eine Abteilung oder eine Person des Unternehmens. Der Stapel mit den Rechnungen wird in den Scanner gelegt. In CaptureBase wird der Erfassungsprozess (das Scanprofil) „Rechnungen“ gewählt und der Startknopf gedrückt. Die Rechnungen werden eingelesen. CaptureBase trennt die verschiedenen Rechnungen anhand des Barcode-Blattes. Über den Barcode wird den einzelnen Rechnungsdokumenten automatisch eine Abteilung oder eine Person zugewiesen, die das Dokument erhalten soll. Leere Seiten werden automatisch zum Entfernen markiert, verbleiben aber im Stapel, damit sie notfalls wiederhergestellt werden können. Der gescannte Stapel wird nun geprüft. Den Rechnungen wird das Rechnungsdatum und der Kreditor aus einem Auswahlmenü zugewiesen. Sind alle Rechnungen korrekt eingelesen und indexiert worden, so werden sie zur Übertragung in das DMS freigegeben. Der nächste Stapel an Dokumenten kann jetzt vorbereitet und eingescannt werden. CaptureBase überträgt die freigegebenen Stapel im Hintergrund an das DMS ohne die nachfolgenden Scanvorgänge zu behindern. Kann das DMS nicht erreicht werden, so werden die Stapel so lange vorrätig gehalten, bis das DMS wieder verfügbar ist. Die Rechnungsdokumente haben vom Barcode-Blatt eine Abteilung oder Person als Empfänger erhalten. Die Information wird mit den übrigen Indexwerten and das DMS übergeben. Das DMS leitet die Rechnungen dann an die entsprechenden Empfänger.

Scanablauf - Anwenderansicht

Der typische Ablauf ist aus Anwendersicht folgender:

Über eine grafische Benutzeroberfläche können die Dokumente gescannt werden. Nachdem der Scanvorgang abgeschlossen ist, besteht die Möglichkeit die Dokumente zu bearbeiten. Nachdem die Dokumente bearbeitet wuren, kann der Anwender den gescannten Stapel übertragen.

 

 

 

 

 

Scanprofile konfigurieren

Das administrative Personal hat die Möglichkeit die Scanprofile zu verwalten. Eine grafische Benutzeroberfläche führt durch den Prozess.

Es können folgende Parameter konfiguriert werden:

 

  • Speicherformat wählen
  • automatische Dokumententrennung
  • Zielausgabe
  • vordefinierte Indexwerte festlegen