CaptureBase-Scansoftware

Digitalisierung von Dokumenten und Belegen

CaptureBase ist eine Scananwendung für Dokumentenscanner und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Sie dient der täglichen Erfassung eingehender Papierdokumente zur Übertragung und Weiterverarbeitung in einem digitalen Archiv, DMS oder Enterprise-Content-Management-System (ECM).

Anwendungsbereich: Einsatz in Unternehmen

Der typische Anwendungsbereich für CaptureBase ist die unternehmensweite Erfassung aller eingehenden Papierdokumente zur digitalen Bearbeitung und Archivierung. Dabei wählt das Unternehmen, ob die Erfassung zentral oder in den Niederlassungen erfolgen soll. Das klassische Haupteinsatzfeld ist die Rechnungserfassung zur Weitergabe an die Abteilungen und die Rechnungsprüfung.

CaptureBase: Einfache Bedienung für komplexe Scanprozesse

Geht es Ihnen nicht auch so, dass viele etablierte Scansoftware die zur Zeit am Markt ist  zu komplex und überfrachtet sind für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens?  Die Scansoftware CaptureBase kann schon nach einer kurzen Einführung bon 15 - 30 Minuten von den Mitarbeitern bedient werden. CaptureBase ist schnell erlernbar und hochgradig flexibel. Es müssen nicht ellenlange Dokumentationen gelesen werden bevor die Software bedient werden kann. Sie ist durch Ihre moderne Benutzeroberfläche intuitiv bedienbar. 

Erfassung an den Scanstationen - automatisierte Verteilung

Durch CaptureBase ist es möglich, die Dokumente an beliebigen Standorten zu scannen. Die eingescannten Dokumente können dann von Ihrem DMS-System zu verantwortlichen Mitarbeitern bzw. Abteilungen geleitet werden. Trifft eine neue Rechnung ein kann der Mitarbeiter auf diese zugreifen und bearbeiten. Dies schafft klare Zuständigkeiten und erhöht die Effektivität im gesamten Unternehmen. 

Mit CaptureBase die Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben

CaptureBase wurde für den  Unternehmenseinsatz entwickelt. Dafür werden explizit die für Unternehmen wichtigen Funktionen bereitgestellt. Dazu zählen neben der Benutzerverwaltung auch die Scanprofilverwaltung. Sie können soviele Scanprofile und Benutzer anlegen wie Sie es im Unternehmen benötigen. Darüber hinaus können Sie für Ihre Scanprofile obligatorische Felder anlegen wie bsp. Buchungskreis, Sachbearbeiter oder die Rechnungsnummer. Die eingescannten Dokumente lassen sich so vollautomatisch verarbeiten und können bequem ins Dokumentenmangementsystem transerfiert werden. Anhand der Indexfelder wird dann ein spezifischer Rechungsworkflow gestartet. Doppelte Eingaben oder lästige Zwischenschritte bzw. eine Mehrfacherfassung fallen dadurch weg.

Mehr Effizienz durch höhere Geschwindigkeit

Auf diese Weise ermöglichen Rechnungsworkflows in einem Unternehmen, die Geschwindigkeit der Erfassung zu steigern und die Freigabeprozesse deutlich zu beschleunigen. Der Einsatz von CaptureBase ist branchenübergreifend möglich und eignet sich für alle Unternehmensgrößen.

Beratung

Gerne stellen wir Ihnen eine Demo-Version von CaptureBase zur Verfügung so dass Sie die Software in Ihrem Betrieb vollumfänglich testen können.  

Gerne beraten wir Sie persönlich – maßgeschneidert auf Ihr Unternehmen mit Ihren Anforderungen und Wünschen.

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Wir freuen uns auf Sie.

 

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Maßgeschneiderte Möglichkeiten für den Dokumentenoutput

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